企業電郵與協作
買授權只是開始。真正決定成敗的是遷移是否乾淨、帳號是否管得住、備份是否真的能還原。我們交付的是可以日常運作的電郵環境，而不只是一組帳號密碼。
企業電郵（有些人稱企業郵箱、公司電郵）是公司最不能停的系統之一。它同時承載對外身份、內部溝通與大量業務憑證。以下按「選平台 → 遷移 → 管帳號 → 保安全 → 能還原 → 持續維護」的順序說明。
一、平台選擇：先看需求，再看品牌
| 平台 | 適合場景 | 優點 | 需要留意 |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | 已在使用 Windows、Office、Teams 的企業；需要完整桌面版 Office | 文件與 Office 體驗一致、合規與管理工具成熟、與 AD 整合 | 授權層級多，容易買錯；部分功能需較高層級 |
| Google Workspace | 以瀏覽器與移動辦公為主、重視協作與共享 | 協作體驗好、搜尋強、部署簡單 | 桌面 Office 檔案相容性需測試；管理習慣與微軟系不同 |
| 其他（自建 / 區域供應商） | 有特殊合規或成本考量、已有自建環境 | 成本可控、資料位置自選 | 維護責任在自己；備援與安全需自行補足 |
我們不綁定單一品牌。若你已有偏好或既有投資，我們按現況設計；若兩者皆可，會按人數、使用習慣與預算給出建議。
二、遷移：五步走完，不靠運氣
遷移的風險集中在三處：網域切換的時機、歷史郵件的完整性、遷移後那幾天的收信。以下流程就是為了把這三處鎖死。
現況盤點
統計帳號數、郵箱大小、共用信箱、別名、分發群組、行事曆與聯絡人，以及現有 DNS 記錄。
方案設計
決定遷移順序（按部門或按帳號）、停機窗口、是否保留舊系統並行期，以及移動端設定方式。
預先建置
在新平台建立帳號、別名與群組，設定 SPF / DKIM / DMARC，先做小範圍測試。
資料遷移
分批遷移郵件、行事曆與聯絡人；完成後核對數量與抽樣內容，處理失敗項目。
切換與驗證
在低流量時段切換 MX，驗證收發、移動端、簽名與自動回覆；保留舊系統 7–30 天作回退。
三、網域及帳戶設定
- 網域與 DNS：MX、SPF、DKIM、DMARC、自動探索（Autodiscover）與驗證記錄一次設定到位。
- 帳號結構：按部門建立命名規則，避免用暱稱或職稱當帳號，離職後難以交接。
- 別名與共用信箱：info@、sales@ 等對外地址以共用信箱或群組承接，不綁在個人帳號上。
- 分發群組：建立部門與項目群組，減少一次寄給幾十人的情況。
- 簽名與品牌：統一簽名格式（姓名、職稱、電話、地址），由管理端集中派發。
四、安全設定：四件事先做
多重身份驗證（MFA）
優先對管理員、財務與高階主管開啟；再推行至全公司。這是阻擋帳號被盜最有效的一步。
垃圾郵件與釣魚防護
啟用平台內建的過濾與附件沙箱，並依實際誤判調整政策，而不是一律調到最寬。
DMARC 三步部署
先監控（p=none）收集報告，再逐步收緊至隔離與拒絕，降低被冒名寄信的風險。
權限與條件式存取
限制管理員帳號的使用位置與裝置，關閉離職者未使用的舊授權。
郵件安全不是「裝一個軟件」就完成。真正有效的是：MFA + DMARC + 釣魚訓練 + 快速移除被盜帳號的流程，四者缺一不可。
五、備份與還原
雲端平台的「保留」不等於「備份」。誤刪、勒索軟件加密、帳號被盜大量刪信，都可能讓資料在保留期內就消失。企業電郵應有獨立於平台之外的備份。
- 備份範圍：郵件、附件、行事曆、聯絡人與共用信箱，缺一項就會出現「還原後少一半」的情況。
- 保留策略：按業務需要設定每日 / 每週 / 每月保留點，並定期做還原演練。
- 還原粒度：能還原單一郵件、單一信箱或整個帳號，而不是只能整庫回滾。
- 存取控制：備份管理員與日常管理員分開，避免一個帳號被盜就全部失守。
六、離職與轉職帳戶處理
離職帳戶是企業電郵最常見的漏洞：帳號還開著、密碼沒改、郵件自動轉寄到私人信箱。標準做法是三步。
| 時點 | 動作 | 目的 |
|---|---|---|
| 離職當日 | 停用登入、撤銷裝置與工作階段、移除授權 | 立即切斷存取 |
| T+1 至 T+30 | 轉為共用信箱或設定自動回覆與轉寄給主管 | 業務不中斷、對外仍有回應 |
| T+30 之後 | 匯出存檔、移交檔案擁有權、刪除帳號 | 保留必要紀錄、停止計費 |
七、持續管理與為合作商提供的支援
電郵系統上線後才是日常：新入職、離職、調職、群組調整、授權增減、異常登入處理。這些工作瑣碎但必須有人做，而且要有紀錄。
代管日常運維
帳號增減、群組與別名調整、授權管理、異常登入排查，按月提供操作紀錄。
為 IT 合作商提供遷移及支援
以你的名義執行遷移與二線支援，提供技術文件與交接紀錄，不接觸你的客戶關係。
八、支援時間與範圍
電郵系統的支援不是「出事才找人」，而是先講清楚：幾點有人、多久回應、哪些情況不在範圍內。以下是我們標準方案的寫法，實際數字會按方案級別寫進報價單。
| 項目 | 我們的做法 | 你需要知道 |
|---|---|---|
| 支援時段 | 星期一至五 09:00–18:00（香港時間），公眾假期除外；非辦公時間按預約安排 | 需要 7×24 即時支援的，請在報價時講明，另行分級 |
| 回應時間 | 一般查詢 1 個工作天內回覆；帳號或收發異常 4 小時內開始處理 | 回應時間是「開始處理」，不等於修復完成 |
| 處理時間 | 按問題性質評估；涉及微軟或谷歌上游平台時，需等對方支援隊列 | 我們提供進度與替代方案，不會用「已上報」當作結案 |
| 不包含 | 個人裝置維修、私人郵箱、未經授權的資料救援、非本公司管理的網域 | 超出範圍會先書面報價再處理 |
九、常見問題
遷移期間會不會漏信？
不會，前提是流程正確。我們在切換前先建好帳號與 DNS 記錄，切換時只改 MX，並保留舊系統並行期。切換後會做對外寄收測試與垃圾郵件夾檢查。
舊郵件可以全部搬過去嗎？
可以，但需視來源系統與容量。IMAP、Exchange、Google Workspace 之間大多可完整遷移；太舊或已損壞的郵件箱會先評估再處理。
一定要用 Microsoft 365 嗎？
不一定。若你以瀏覽器與共享協作為主，Google Workspace 可能更順；若有特殊合規或成本考量，也可考慮其他方案。我們會按實際使用習慣給建議。
你們會不會看到我們的郵件內容？
不會。日常管理只需要帳號與設定的管理權限，不需要讀取郵件內容。若涉及還原，會在你的授權下針對指定帳號處理，並留下紀錄。
授權應該買哪個版本？
看三件事：是否需要桌面版 Office、是否需要 Teams 或進階會議、是否需要進階合規與安全管理。多數中小企業從基本商業版開始已足夠，我們會在報價時一併說明差異。
可以只做遷移，之後我們自己管嗎？
可以。遷移完成後我們會交付帳號清單、DNS 設定、管理員操作說明與注意事項，你可以自行接手；需要時再按次支援。
有項目在手？先講清楚需求，再談方案。
告訴我們線路用途、地點與時間要求，我們會回覆可行的交付方式、所需條件與報價範圍。