企业邮箱与协作
买授权只是开始。真正决定成败的是迁移是否干净、账号是否管得住、备份是否真的能还原。我们交付的是可以日常运作的邮箱环境，而不只是一组账号密码。
企业邮箱（有些人称企业邮箱、公司邮箱）是公司最不能停的系统之一。它同时承载对外身份、内部沟通与大量业务凭证。以下按「选平台 → 迁移 → 管账号 → 保安全 → 能还原 → 持续维护」的顺序说明。
一、平台选择：先看需求，再看品牌
| 平台 | 适合场景 | 优点 | 需要留意 |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | 已在使用 Windows、Office、Teams 的企业；需要完整桌面版 Office | 文档与 Office 体验一致、合规与管理工具成熟、与 AD 集成 | 授权层级多，容易买错；部分功能需较高层级 |
| Google Workspace | 以浏览器与移动办公为主、重视协作与共享 | 协作体验好、搜索强、部署简单 | 桌面 Office 文件兼容性需测试；管理习惯与微软系不同 |
| 其他（自建 / 区域供应商） | 有特殊合规或成本考量、已有自建环境 | 成本可控、数据位置自选 | 维护责任在自己；备援与安全需自行补足 |
我们不绑定单一品牌。若你已有偏好或既有投资，我们按现况设计；若两者皆可，会按人数、使用习惯与预算给出建议。
二、迁移：五步走完，不靠运气
迁移的风险集中在三处：网域切换的时机、历史邮件的完整性、迁移后那几天的收信。以下流程就是为了把这三处锁死。
现况盘点
统计账号数、邮箱大小、共用信箱、别名、分发群组、行事历与联系人，以及现有 DNS 记录。
方案设计
决定迁移顺序（按部门或按账号）、停机窗口、是否保留旧系统并行期，以及移动端设置方式。
预先建置
在新平台创建账号、别名与群组，设置 SPF / DKIM / DMARC，先做小范围测试。
数据迁移
分批迁移邮件、行事历与联系人；完成后核对数量与抽样内容，处理失败项目。
切换与验证
在低流量时段切换 MX，验证收发、移动端、签名与自动回复；保留旧系统 7–30 天作回退。
三、网域及帐户设置
- 网域与 DNS：MX、SPF、DKIM、DMARC、自动探索（Autodiscover）与验证记录一次设置到位。
- 账号结构：按部门创建命名规则，避免用暱称或职称当账号，离职后难以交接。
- 别名与共用信箱：info@、sales@ 等对外地址以共用信箱或群组承接，不绑在个人账号上。
- 分发群组：创建部门与项目群组，减少一次寄给几十人的情况。
- 签名与品牌：统一签名格式（姓名、职称、电话、地址），由管理端集中派发。
四、安全设置：四件事先做
多重身份验证（MFA）
优先对管理员、财务与高端主管打开；再推行至全公司。这是阻挡账号被盗最有效的一步。
垃圾邮件与钓鱼防护
激活平台内置的过滤与附件沙箱，并依实际误判调整政策，而不是一律调到最宽。
DMARC 三步部署
先监控（p=none）收集报告，再逐步收紧至隔离与拒绝，降低被冒名寄信的风险。
权限与条件式访问
限制管理员账号的使用位置与设备，关闭离职者未使用的旧授权。
邮件安全不是「装一个软件」就完成。真正有效的是：MFA + DMARC + 钓鱼训练 + 快速移除被盗账号的流程，四者缺一不可。
五、备份与还原
云端平台的「保留」不等于「备份」。误删、勒索软件加密、账号被盗大量删信，都可能让数据在保留期内就消失。企业邮箱应有独立于平台之外的备份。
- 备份范围：邮件、附件、行事历、联系人与共用信箱，缺一项就会出现「还原后少一半」的情况。
- 保留策略：按业务需要设置每日 / 每周 / 每月保留点，并定期做还原演练。
- 还原粒度：能还原单一邮件、单一信箱或整个账号，而不是只能整库回滚。
- 访问控制：备份管理员与日常管理员分开，避免一个账号被盗就全部失守。
六、离职与转职帐户处理
离职帐户是企业邮箱最常见的漏洞：账号还开着、密码没改、邮件自动转寄到私人信箱。标准做法是三步。
| 时点 | 动作 | 目的 |
|---|---|---|
| 离职当日 | 停用登录、撤销设备与工作阶段、移除授权 | 立即切断访问 |
| T+1 至 T+30 | 转为共用信箱或设置自动回复与转寄给主管 | 业务不中断、对外仍有回应 |
| T+30 之后 | 导出存盘、移交文件拥有权、删除账号 | 保留必要纪录、停止计费 |
七、持续管理与为合作商提供的支持
邮箱系统上线后才是日常：新入职、离职、调职、群组调整、授权增减、异常登录处理。这些工作琐碎但必须有人做，而且要有纪录。
代管日常运维
账号增减、群组与别名调整、授权管理、异常登录排查，按月提供操作纪录。
为 IT 合作商提供迁移及支持
以你的名义运行迁移与二线支持，提供技术文档与交接纪录，不接触你的客户关系。
八、支持时间与范围
邮箱系统的支持不是「出事才找人」，而是先讲清楚：几点有人、多久回应、哪些情况不在范围内。以下是我们标准方案的写法，实际数字会按方案级别写进报价单。
| 项目 | 我们的做法 | 你需要知道 |
|---|---|---|
| 支持时段 | 星期一至五 09:00–18:00（香港时间），公众假期除外；非办公时间按预约安排 | 需要 7×24 即时支持的，请在报价时讲明，另行分级 |
| 回应时间 | 一般查找 1 个工作天内回复；账号或收发异常 4 小时内开始处理 | 回应时间是「开始处理」，不等于修复完成 |
| 处理时间 | 按问题性质评估；涉及微软或谷歌上游平台时，需等对方支持队列 | 我们提供进度与替代方案，不会用「已上报」当作结案 |
| 不包含 | 个人设备维修、私人邮箱、未经授权的数据救援、非本公司管理的网域 | 超出范围会先书面报价再处理 |
九、常见问题
迁移期间会不会漏信？
不会，前提是流程正确。我们在切换前先建好账号与 DNS 记录，切换时只改 MX，并保留旧系统并行期。切换后会做对外寄收测试与垃圾邮件夹检查。
旧邮件可以全部搬过去吗？
可以，但需视来源系统与容量。IMAP、Exchange、Google Workspace 之间大多可完整迁移；太旧或已损坏的邮件箱会先评估再处理。
一定要用 Microsoft 365 吗？
不一定。若你以浏览器与共享协作为主，Google Workspace 可能更顺；若有特殊合规或成本考量，也可考虑其他方案。我们会按实际使用习惯给建议。
你们会不会看到我们的邮件内容？
不会。日常管理只需要账号与设置的管理权限，不需要读取邮件内容。若涉及还原，会在你的授权下针对指定账号处理，并留下纪录。
授权应该买哪个版本？
看三件事：是否需要桌面版 Office、是否需要 Teams 或高端会议、是否需要高端合规与安全管理。多数中小企业从基本商业版开始已足够，我们会在报价时一并说明差异。
可以只做迁移，之后我们自己管吗？
可以。迁移完成后我们会交付账号清单、DNS 设置、管理员操作说明与注意事项，你可以自行接手；需要时再按次支持。
有项目在手？先讲清楚需求，再谈方案。
告诉我们线路用途、地点与时间要求，我们会回复可行的交付方式、所需条件与报价范围。